18 sept. 2020

Infraestructura y equipos para dinamizar una sesión de formación online en tiempo real

(Post publicado originalmente en mi blog personal: www.ramoncosta.net)

Llevar a cabo una formación online "síncrona" de manera efectiva y eficiente no es fácil.

Como tampoco lo es, por supuesto, en modalidad "presencial".


Cada modalidad requiere de un conjunto de habilidades, técnicas y buenas prácticas asociadas para facilitar el proceso de aprendizaje del grupo.


En esta ocasión voy a centrarme  en uno de los aspectos básicos para dinamizar una sesión de formación en "remoto": la infraestructura y tecnología de apoyo para el formador.


No voy a revisar, en este post, las diferentes plataformas de formación virtual (yo uso habitualmente Zoom, Microsoft Teams, Adove Connect, Google Meets,… en función de la institución y empresa destinataria) sino los dispositivos y herramientas necesarias para impartir una sesión de formación síncrona (en tiempo real) con un grupo de participantes en remoto.


Quisiera compartir  unas recomendaciones y consejos, basados tanto en mi experiencia "personal" como formador en la Universidad (FUBManresa/UCC y EUG/UAB) como en la Escuela de Negocios (eada), pero también, y sobre todo, en el ámbito profesional, mío y de mis compañeros en MICProductivity, acompañando y dinamizando sesiones de formación, a través de la red, en procesos de adopción y gestión del cambio.

Y para ello, contaré cómo me organizo en mis sesiones y con qué dispositivos suelo apoyarme.


Permitidme que lo haga a través de una foto de la infraestructura para una "sesión tipo".



 

Conectividad

1.- En primer lugar, por supuesto, necesitamos una buena conexión a internet
Y aquí, la recomendación para asegurar una buena experiencia de audio, video y compartición de recursos, es disponer de conexión con fibra óptica y, además, con el PC/portátil conectado por cable al router.

2.- También es importante disponer de una segunda conexión (a modo de backup de comunicaciones) por si tuviéramos, durante la sesión, alguna incidencia con la principal. 
En mi caso, dispongo de conexión 4G a través de un dispositivo móvil.


PC / Portátil

3.- Se sobreentiende, lógicamente, que tenemos que disponer de un PC / portátil / dispositivo conectado para poder impartir la sesión. 
Es una buena práctica, también, tener un segundo dispositivo a punto (backup) para poder conectarnos a la sesión en el caso de que el primero tuviera una incidencia durante la sesión.
En este casi, sin embargo, podemos suplir los inconvenientes derivados de la incidencia y asegurar una mínima continuidad con los participantes con el dispositivo de usuario auxiliar

Monitores


Monitores / Pantallas

4.- Para atender a una sesión de formación online es suficiente con disponer de un monitor, pero para dinamizar e impartir la sesión considero que es imprescindible disponer de dos monitores.
Uno de ellos lo vamos a dedicar a compartir los diferentes recursos (presentación, aplicaciones, esquemas, documentos….) con los participantes. Es decir, es "nuestro proyector" de una sesión "presencial".
El segundo monitor o pantalla nos servirá para gestionar y controlar la sesión / reunión virtual con el chat de los participantes, sus videos, … además de otras aplicaciones secundarias o auxiliares.


Auriculares y micrófono

5.- Si bien cualquier portátil ya dispone de altavoces y micrófono integrado, no suelen aportar una experiencia de suficiente calidad, por lo que es necesario que incorporemos unos auriculares externos (por cable o bluetooth) con cancelación de ruido y buena calidad
Es más, la recomendación es disponer de dos, unos principales (con bluetooth para tener más margen de maniobra) y unos segundos (de cable) a modo de backup por si los primeros nos fallan durante la sesión: se pierde el bluetooth, se acaba la batería…


Cámara web

6.- Es una sesión de formación online es imprescindible que los participantes nos puedan ver con calidad y nitidez
Lo más seguro es que nuestro portátil ya tenga una cámara web integrada. 
Ahora bien, y tal y como comentaba en el apartado de los auriculares y micrófono, no está de más tener dos, por si acaso
Y puestos a adquirir una segunda cámara web, elijámosla de alta definición, como cámara principal de la sesión y tengamos la cámara integrada como la segunda de backup


Pizarra

7.- Para poder complementar una experiencia rica de aprendizaje, muy a menudo nos será necesario poder tomar notas, hacer esquemas… y compartirlos con los participantes, en tiempo real. 
Hay muchas aplicaciones que se ejecutan en el propio ordenador. 
En mi caso, yo acostumbro a utilizar mi iPad, con el lápiz digital y OneNote para las funciones de pizarra. Eso sí, necesitaremos un programa que nos permita mostrar la patalla del iPad en el monitor principal, el que estamos usando para compartir con los asistentes.


Teclado y ratón

8.- Obvio, ¿verdad?. Pero en todo caso, no nos olvidemos de ellos.
Y, a poder ser, un teclado externo (no el integrado en el portátil o PC) para poder tener margen de movimientos.
En todo caso, el teclado externo nos servirá de "backup" del primero.


Dispositivo "participante auxiliar"

9.- La única manera que tenemos de asegurar que los participantes están viendo, de manera correcta, todo aquello que compartimos (presentación, aplicaciones, esquemas, nuestro video…) es verlo, también nosotros, en tiempo real. Así como oir lo que estamos "contando", de manera que identifiquemos posibles retrasos… 
De esta manera, nos aseguramos que no haya cortes, que vayamos sincronizados a la hora de hablar, mostrar,…
Y para ello necesitaremos disponer de otro dispositivo (smartphone, tableta,…) conectado a la sesión con otro "usuario" (como una participante más) en donde ver lo que ellos ven y con unos auriculares para oir lo que ellos oyen
Es cierto que al principio, oirte a ti mismo es "raro" y más con el habitual retraso de 1", pero te acostumbras rápidamente.

 

Finalmente, hay todo una lista de otras recomendaciones "básicas", más allá de los dispositivos como asegurar silencio en el entorno, una luz adecuada, un fondo neutro (lo que los participantes están viendo detrás de nosotros)…

 

Permitidme una imagen final, a modo de resumen.




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